Personalizowane opaski RFID na eventy: grafika i dostęp do pokoju w jednym

Na wyjeździe najlepsze detale eventowe nie tylko dobrze wyglądają. Ułatwiają gościom poruszanie się po obiekcie, pokazują przynależność do grupy i zostają w pamięci długo po zakończeniu programu.

Taki był brief prywatnego spotkania grupy w Four Seasons Resort and Residences Anguilla. PrintPlast wykonał na tę okazję personalizowaną opaskę RFID, która połączyła grafikę grupy, elegancki projekt z koralików i technologię dostępu do pokoju hotelowego w jednym przedmiocie noszonym na nadgarstku.

Tak powstała bransoletka Presidents Club: po części identyfikacja eventu, po części praktyczny klucz do pokoju, po części pamiątka.

Klucz RFID do pokoju zaprojektowany jako element eventu

Punktem wyjścia była własna grafika grupy. Na drewnianej plakietce w ciepłym tonie umieściliśmy złoty emblemat ze słońcem i falami oraz nazwę Presidents Club, a oprawiliśmy ją koralikami z turkusowego kamienia, prążkowanego drewna i porowatymi czarnymi koralikami. Taki zestaw materiałów daje efekt swobodny, a zarazem ekskluzywny – w sam raz na karaibski wyjazd.

Element RFID dobraliśmy pod dostęp do pokoju hotelowego, dzięki czemu gość nosi opaskę na ręce zamiast osobnej karty. Jak przy każdym projekcie z kontrolą dostępu, konkretny chip, sposób kodowania i zgodność z czytnikami trzeba potwierdzić z obiektem i dostawcą jego systemu zamków, zanim ruszy produkcja.

Na tym polega cała rzecz: technologia dostępu nie musi wyglądać czysto użytkowo. Kiedy opaska z funkcją dostępu powstaje wokół identyfikacji wizualnej eventu, sama staje się częścią pobytu gościa.

Jedna personalizowana opaska eventowa, trzy role

1. Wygodniejszy pobyt gościa

Podczas kilkudniowego spotkania goście stale przemieszczają się między pokojami, atrakcjami, restauracjami i strefami wspólnymi. Opaska z dostępem do pokoju trzyma to, co najpotrzebniejsze, na nadgarstku i ogranicza zależność od osobnej karty.

2. Widoczny znak przynależności do grupy

Grafika Presidents Club zmieniła opaskę we wspólny znak rozpoznawczy. Każdy gość dostał ten sam, rozpoznawalny egzemplarz – poczucie wspólnoty powstało bez klasycznego identyfikatora i bez jednorazowej opaski eventowej.

Dla organizatorów to kolejny przemyślany punkt styku z marką: przy powitaniu, na terenie obiektu i naturalnie na zdjęciach gości.

3. Pamiątka po wymeldowaniu

Gdy funkcja dostępu przestaje być potrzebna, bransoletka zostaje jako fizyczne wspomnienie spotkania. Ozdobne materiały i grafika przygotowana dla tej konkretnej grupy sprawiają, że gość chce ją zatrzymać, a nie wyrzucić jak jednorazową opaskę.

Ta dłuższa żywotność ma znaczenie zwłaszcza przy wyjazdach incentive, spotkaniach kadry zarządzającej, uroczystościach wyjazdowych, zjazdach członkowskich i programach dla gości VIP, gdzie o tym, jak zapamiętane zostanie całe wydarzenie, decydują drobiazgi.

Dlaczego personalizowane opaski RFID mają znaczenie dla organizatorów eventów

Technologię eventową wybiera się zwykle według tego, co potrafi. Więcej daje pytanie, co potrafi i jakie robi wrażenie.

Dobrze zaprojektowana personalizowana opaska RFID pozwala zespołowi eventowemu:

• ograniczyć zależność od osobnych kart do pokoi;
• połączyć funkcję dostępu z grafiką i motywem przewodnim eventu;
• dopracować moment przyjazdu i zameldowania;
• dać gościom przedmiot na rękę, który sprawdza się przy napiętym programie;
• obsłużyć dostęp do pokoju, obiektu lub wybranych stref, jeśli opaska jest zgodna z wybranym systemem; oraz
• zamienić użytkowy przedmiot w wartościową pamiątkę.

W zależności od obiektu i platformy technologicznej pokrewne formaty mogą obsłużyć także strefy VIP, poszczególne sesje, szafki, atrakcje czy płatności bezgotówkowe. Zakres tych funkcji zawsze ustalamy z obiektem i dostawcą jego systemu kontroli dostępu, zanim zamkniemy projekt fizyczny.

Co ustalić przed produkcją

1. Obiekt i system dostępu: platforma zamków i czytników przesądza o tym, jakiej opaski RFID potrzeba.
2. Ścieżka gościa: ustalamy, gdzie opaska ma działać – tylko w pokojach, także w salach eventowych, przy atrakcjach czy w innych strefach kontrolowanych.
3. Grafika: prosimy o logo grupy, identyfikację wizualną eventu lub własną ilustrację w najlepszym dostępnym formacie.
4. Nakład i terminy: trzeba przewidzieć czas na próbki, testy zgodności, personalizację i wysyłkę zagraniczną.
5. Noszenie i warunki: komfort, rozmiarówka, kontakt z wodą, rodzaj zapięcia i materiały odpowiednie dla danego kierunku.

Wczesna weryfikacja techniczna jest konieczna. Nawet najładniejsza bransoletka sprawdza się dopiero wtedy, gdy jej element RFID przetestujemy w docelowym systemie dostępu, zanim przyjadą goście. Tę samą grafikę PrintPlast poprowadzi też na drewnianych opaskach RFID, kartach hotelowych i pozostałych przedmiotach wydawanych gościom.

Drobny przedmiot o dużym znaczeniu

Z wyjazdu goście zapamiętują przede wszystkim to, jak się na nim czuli. Najlepsze przedmioty eventowe wspierają to wrażenie po cichu: przydają się, kiedy trzeba, wizualnie łączą się z okazją i warto je zachować.

Bransoletka Presidents Club pokazuje, co da się zrobić, gdy grafika grupy, dobór materiałów i dostęp RFID do pokoju są jednym zadaniem, a nie trzema osobnymi decyzjami.